< p>

Er is een reden dat we de nummer 1 leverancier van parttime CFO's zijn

Bel ons op (035) 3333 555

Cashflow-ondernemers

Cashflow: de rode draad in het leven van de CFO

Het meest voorkomende probleemstuk van de ondernemer

Er zijn bijna geen uitzonderingen. Cashflow is het ‘populairste’ probleemstuk op het financiële vlak van de MKB-ondernemer, als we CFO Leon Steenbrink mogen geloven. “Daar ligt vaak de prioriteit voor ons als financieel directeur. Want veel bedrijven gaan aan cashflow ten onder.” Het is dan ook precies de reden waarom veel organisaties de handen ineenslaan met een externe financieel directeur.

“Hoe ga ik mezelf presenteren bij de bank om die financiering rond te krijgen voor al mijn wilde plannen voor die nieuwe fabriekshal?”, “Hoe ga ik al het vakantiegeld in mei in één keer uitbetalen?”, het zijn allemaal vragen die circuleren rondom het grootste hoofdpijndossier van de ondernemer: de cashflow, aldus Leon Steenbrink, die als parttime CFO betrokken is bij diverse MKB-ondernemingen. De doorgewinterde financiële duizendpoot is al meer dan dertig jaar ervaren op het gebied van boekhouding, administratie en bedrijfsstrategie.

Te laat in de wedstrijd

Leon spreekt naar verluidt ook veel ‘collega’s’ die er hetzelfde over denken. “Daar zit bijna geen uitzondering tussen…”, legt Leon uit. Cashflow is niet alleen een gecompliceerd element. Het definieert bovendien het belang van een CFO. Want het probleem van complicaties rondom het betalingsverkeer vraagt niet alleen om een kritische blik op de uitgaven, maar stippen ook de noodzaak aan om een creatieve en strategische aanpak voor de toekomst te bewerkstelligen. En dat vormt nu precies de crux in de werkzaamheden van een CFO. “Helaas komen veel ondernemers pas aankloppen bij een financieel directeur, als het probleem met cashflow al prominent op tafel ligt. Dan word je dus eigenlijk te laat in de sessie erbij geroepen. Te laat in de ‘wedstrijd’, zogezegd. Terwijl er ook op voorhand een hoop ellende kan worden bespaard wanneer de juiste beslissingen tijdig worden genomen.”

Voorbeeld: vakantiegeld

Indien de ondernemer wel bijtijds de hulp van een externe CFO inschakelt, kunnen er tactische beslissingen worden gemaakt om het schip zo nodig ‘bij te sturen’. Leon noemt als voorbeeld een case waarbij hij de ondernemer adviseerde op een andere manier te kijken naar een bekend fenomeen voor de entrepreneur met medewerkers, het vakantiegeld. “Een kostenpost die traditioneel in mei wordt uitgekeerd. Maar dat hoeft niet altijd. Ik vroeg de ondernemer waarom hij daar eigenlijk voor koos. Zijn werknemers waren overwegend van jonge leeftijd, en waren derhalve niet gebonden aan specifieke vakantieperiodes in verband met het schooljaar van kinderen. De ondernemer in kwestie kon er ook voor kiezen om het bedrag niet jaarlijks, maar maandelijks over te maken. Zijn werknemers hadden dan alsnog de keuze om het bedrag maandelijks apart te houden, en de ondernemer kampte niet in mei ineens met een probleem van een grote bulk extra kosten. Een relatief simpele, en toch praktische oplossing. Maar dat kan natuurlijk ook niet altijd. Per casus verschilt het dan ook op welke manier je hierop kunt inspelen. Het vergt maatwerk om op een slimme manier om te gaan met inkomsten en uitgaves.”

Van CFO tot coach

Onderzoek wijst uit: het MKB floreert met externe medewerkers

De ‘beautiful stranger’ zorgt voor een hogere verwachte omzet

Iemand in de keuken van het bedrijf laten kijken. Is dat echt nuttig? Het is in elk geval spannend… Sommige ondernemers twijfelen dan ook of die ‘beautiful stranger’ daadwerkelijk impact heeft op hun bedrijfsgroei. Maar wat blijkt? Zij zijn wel degelijk beter af als ze een onafhankelijk persoon inhuren. Zo staat in de editie van augustus 2018 van het Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie.

Onafhankelijke persoon

Een onafhankelijke persoon in dienst nemen, leidt tot een gezonde opfrisbeurt, een vernieuwde kijk en vooral: een hogere verwachte omzet. Dat is de algehele conclusie volgens auteurs Jan Postema, Enno Masurel en Kees van Montfort. Het drietal liet een empirische studie los op het effect van MKB-ondernemers in samenwerking met buitenstaande partijen, gebaseerd op een literatuuronderzoek van enkele tientallen financiële journalisten.

Van CFO tot coach

Wat is zo’n ‘buitenstaander’ dan precies? Hiermee wordt gedoeld op een onafhankelijk persoon die dan al niet tijdelijk bij een onderneming wordt betrokken. Er zijn vele mogelijke manieren waarop dit kan. Korte termijn, lange termijn, een kort mentor-advies of volledige strategische bijsturing… Denk zoal aan de onafhankelijk financieel directeur, of de rol van coach, die de laatste tijd steeds meer opduikt bij grote en middelgrote ondernemingen.

Positiever effect dan niet-betaalde buitenstaanders

Het literatuuronderzoek wees uit dat een samenwerking met betaalde buitenstaanders een positievere impact heeft op het welzijn van een bedrijf dan het werken met niet-betaalde buitenstaanders. Deze uitwerking is het best waarneembaar voor het MKB. Uit de studie komt naar voren dat zelfs de meest gedreven en ervaren ondernemer vaak onvoldoende zicht heeft op het bredere perspectief dat noodzakelijk is om de onderneming naar een hoger niveau te tillen. De aanwezigheid van een buitenstaander kan de entrepreneur inspireren tot innovatief gedrag en voorkomen dat deze zich te veel in beslag laat nemen door de zaken van alledag.

Hogere omzet

De meest interessante conclusie is misschien nog wel de hogere verwachte omzet. Die is belangrijk, omdat het de ondernemer niet alleen vertrouwen geeft in de consistentie van het bedrijf, maar ook handvaten geeft in het genereren van een feitelijk hogere omzet. Ofwel, ondernemers: verwelkom die ‘beautiful stranger’ en zie wat deze voor jouw bedrijf kan betekenen.

Opschudding veroorzaken als CFO

Groene schoolpleinen… Kanaalovers… Grootschalige geveltuinen voor bedrijfspanden… Het zijn bepaald geen kleine perceeltjes waar Hoek Hoveniers zich al drie generaties mee bezighoudt. Daar moet je dus ook niet de eerste de beste financial op zetten. Aan parttime CFO Tjalling Haisma de eer om af te reizen naar het Bollenstreekbedrijf. Hoe verliep de samenwerking?

Spannend

Een extern persoon in je keuken laten kijken, kan voor veel ondernemers een spannende gelegenheid zijn. Maar André Hoek, eigenaar van Hoek Hoveniers, zag er vooral de voordelen van. André: “In principe verliepen de zaken hier voorspoedig. Maar ik vond het belangrijk om een extern persoon in de boeken te laten kijken, ook al was het natuurlijk wel even wennen. Het voelde verstandig. Immers, als je zoiets laat oppakken door iemand van je eigen organisatie, krijg je ook weer meer van hetzelfde. Door een onafhankelijke CFO in te huren, doorbreek je een cyclus.”

Eén dag per week

Als doorgewinterde financiële bestuurder met meer dan 30 jaar ervaring, was Tjalling gewend aan situaties waarbij hij als onbekende buitenstaander ‘binnen te vallen’. Dus vanaf het moment dat hij de bloemenvelden van Voorhout kwam binnengereden, was er voor hem weinig nieuws onder de zon. Vanaf augustus 2018 werkt hij één dag per week bij het bedrijf en woont hij als lid van het managementteam tweewekelijks de vergaderingen bij voor strategische beslissingen.

Strategische agenda

Tjalling: “Bij veel bedrijven met zo’n lange geschiedenis als Hoek Hoveniers, kan de digitalisering geregeld naar een wat hoger niveau worden getild. Dat leidt weer tot een consequentere vastlegging van financiën en andere administratie. Verder hebben we de crediteurenadministratie efficiënter ingericht. Op dit moment zijn we bezig met het aanpassen van de strategische agenda en de financiële rapportages.” Hoe blikt eigenaar André Hoek terug op deze samenwerking? “Ik ben erg tevreden met deze samenwerking. Tjalling heeft voor behoorlijk wat opschudding gezorgd, in de goede zin van het woord. We zitten nog volop ‘in progress’, ik ben benieuwd wat er nog allemaal uit de samenwerking met Tjalling voorkomt!”

 

Bekijk hier het profiel van Tjalling.

Verbeter de cashflow met debiteurenbeheer

Verbeter uw cashflow met optimaal debiteurenbeheer

Cashflow problemen komen vaker wel dan niet voor. Één van de belangrijkste oorzaken daarvan is het ontbreken van goed debiteurenbeheer. Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die u kunt ondernemen zodat klanten hun facturen sneller betalen. Het begint al voor het sluiten van de overeenkomst en eindigt niet na de ontvangst van de betaling.

Zeker bij bedrijven die snel groeien, ontbreekt het aan goed debiteurenbeheer en -beleid. Met alle gevolgen van dien. Werkkapitaal om verder te groeien ontbreekt en het geld om de nodige investeringen te kunnen doen ontbreekt eveneens. Ook krijgen problemen in de productie, oplevering en klanttevredenheid te weinig aandacht.

Optimaal debiteurenbeheer zien wij daarom vaak als noodzakelijke voorwaarde voor een financieel gezonde onderneming en goed cashflow management. Maar wat is goed debiteurenbeheer en hoe pakt u dit aan?

Wat is goed debiteurenbeheer?

Goed debiteurenbeheer is goed doordacht, duidelijk beschreven en wordt goed uitgevoerd. Uitgangspunt bij het debiteurenbeheer is het debiteurenbeleid. Daarin zijn de algemene voorwaarden en leveringsvoorwaarden beschreven en getoetst door juristen. Ook staat beschreven welke stappen worden ondernomen als een klant niet betaalt.

Voorts liggen de brieven en procedures vast en is er een incassobureau en/of advocaat voor handen als gestelde termijnen worden overschreden. Ook zijn alle verantwoordelijkheden duidelijk, zodat dossiers nooit te lang blijven liggen en altijd kordaat kan worden opgetreden.

Goed debiteurenbeheer vraagt nogal wat van een organisatie. Niet alleen bij het opzetten, maar ook bij controle op de uitvoering wordt onze deskundigheid daarom zeer op prijs gesteld.

Debiteurenbeheer opzetten

In de praktijk sneeuwt debiteurenbeheer vaak onder door de dagelijkse hectiek. Daarnaast zijn ondernemers nou eenmaal liever bezig met zaken die positieve energie brengen dan met debiteurenbeheer.
Als het debiteurenbeheer goed is opgezet en uitgedacht, kost het minder tijd en negatieve energie. Daarnaast levert het direct geld op en hoeft er minder geld te worden afgeschreven. Redenen te over om het debiteurenbeheer goed op te zetten. Wij hebben daarvoor de volgende checklist debiteurenbeheer opgesteld.

Checklist Debiteurenbeheer

Voor het opzetten van goed debiteurenbeheer gebruiken wij vaak deze checklist:

  1. Is er een actueel debiteurenoverzicht en -saldo?
  2. Zijn de algemene en leveringsvoorwaarden gecheckt door een jurist?
  3. Worden debiteuren vooraf gecheckt op kredietwaardigheid?
  4. Welke incasso- en rentelasten worden berekend bij te late betaling en ligt dat vast in de voorwaarden?
  5. Is de procedure van betalingsherinnering tot overdracht naar incassobureau/advocaat opgesteld met duidelijke termijnen?
  6. Zijn er standaard betalingsherinneringen beschikbaar?
  7. Is er een brief ingebrekestelling/aanmaning beschikbaar?
  8. Is er telefonische opvolging?
  9. Wanneer kunnen betalingsregelingen tegen welke voorwaarden worden afgesloten?
  10. Is er een incassobureau/advocaat beschikbaar om onbetaalde vorderingen over te dragen.
  11. Is het duidelijke wanneer wel en wanneer geen rechtszaak wordt gestart?
  12. Op welke manier moeten reserveringen worden getroffen voor onbetaalde facturen en wanneer worden facturen afgeschreven?
  13. Als facturen als oninbaar worden afgeschreven, wordt de BTW teruggevraagd?
  14. Zijn de verantwoordelijkheden in het proces van debiteurenbeheer duidelijk vastgelegd en is er voldoende capaciteit beschikbaar?
  15. Welke stappen in het debiteurenproces kunnen worden geautomatiseerd?

Debiteurenbeheer uitbesteden

In sommige gevallen is het voor bedrijven verstandiger het debiteurenbeheer uit te besteden. Als bedrijven willen focussen op groei of gewoonweg geen capaciteit beschikbaar hebben, kan dat verstandig zijn. Debiteurenbeheer kunt u op verschillende manieren uitbesteden. In het uiterste geval kunnen de facturen worden gefactored. Factoring heeft als voordeel dat de liquiditeit vrijwel direct beschikbaar is. Voor factoring worden wel extra kosten berekend, meestal als percentage van de omzet.

Vrijblijvend advies over debiteurenbeheer?

Het opzetten van debiteurenbeheer vraagt de nodige ervaring en sturing. Iets wat u met een gerust hart aan onze parttime CFO’s kunt overlaten. Door de betalingstermijn van uw facturen met 40% te verkorten, komt werkkapitaal beschikbaar voor groei, investering en ontwikkeling. U kunt uw cashflow verbeteren op manieren waar u zelf misschien nooit bij heeft stilgestaan. Bespreek de mogelijkheden met onze specialisten. Bel 035-333 5555 of mail naar [email protected] voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Interim CFO voorHoek hoveniers

André Hoek: Geen interim CFO maar een parttime CFO was precies wat wij zochten!

André Hoek is directeur van Hoek Hoveniers. Een hoveniersbedrijf dat al drie generaties toonaangevend is als groenvoorzieningsbedrijf in de bollenstreek. De omzet is inmiddels gegroeid tot meer dan zestien miljoen euro. Hoek Hoveniers verzorgt regelmatig grootschalige projecten. Uitdagend en mooi werk, maar projecten die soms ook een groot beslag leggen op het werkkapitaal. Van een interim CFO had hij nog nooit gehoord.

Een parttime CFO voor financiële rust en structuur

Het bedrijf van André Hoek, draaide goed (en nog steeds) maar hij was op zoek naar meer financiële rust. Het bedrijf wilde geen vaste controller, maar wel meer structuur. Via via kwam André Hoek met ons in contact. Een interim CFO was precies wat hij zocht.

De financiën weer op orde krijgen

André Hoek is een echte ondernemer. Net als de meeste ondernemers, wordt hij gedreven door zijn passie. Een passie die vooral ligt bij nieuwe ideeën, werken met innovatieve bedrijven, start-ups op weg helpen en het runnen van het bedrijf. De aandacht voor het papierwerk, administratie, urenregistratie, crediteuren- en debiteurenadminstratie verslapte door de dagelijkse hectiek. Door de groei van het bedrijf was het zaak de financiën weer op orde te krijgen. Dat was dan ook de eerste prioriteit van de interim CFO.

Parttime CFO Tjalling aan het werk

Met deze brede opdracht om de financiën weer op orde te krijgen, is interim CFO Tjalling aan de slag gegaan. Tjalling heeft 30 jaar ervaring als interim financiële bestuurder. Vanaf augustus 2018 werkte hij één dag per week als interim financieel directeur bij Hoek Hoveniers.

Belangrijkste prioriteiten als parttime CFO

Tjalling constateerde al snel dat de financiën niet consequent werden vastgelegd. De digitalisering was niet op orde en de crediteuren administratie verliep niet efficiënt. Ook verliep de urenregistratie niet volgens vaste procedures. De financiële verslaglegging die nodig was voor strategische beslissingen, verliep ook inconsequent. Dit waren dan ook de eerste zaken die zijn opgepakt:

  • inrichting eenduidige financiële rapportages
  • optimalisering van de urenregistratie
  • verbetering van de crediteurenadministratie
  • digitalisering van de financiële administratie

Belangrijk voordeel van een parttime CFO: Vreemde ogen dwingen!

Als bedrijf dat al 3 generaties lang bestaat, doe je de dingen soms omdat je ze altijd zo hebt gedaan. Onbewust van nieuwe mogelijkheden, inzichten en technische mogelijkheden sta je soms een beetje stil. Dat geldt zeker ook voor de financiële administratie. Het was ook voor Hoek Hoveniers even wennen dat een ‘vreemde’ een kijkje in de keuken nam. Maar het is uiteindelijk een goede keuze gebleken. André Hoek is ervan overtuigd dat juist het inhuren van een externe financieel directeur het bedrijf sneller vooruit kan helpen, dan wanneer hij dit op eigen kracht probeert. Het bedrijf is klaar voor de volgende stap!

Ook een Parttime CFO inschakelen?

Herkent u zich in het verhaal van Hoek Hoveniers? Bent u ook op zoek naar meer financiële rust en groeikapitaal voor uw bedrijf? Heeft u behoefte aan een vaste controller, maar niet voor 5 dagen in de week? Maak dan vrijblijvend een afspraak met CFO Centrum. Of bel direct met (035) 3333 555.

Banking relationship image

Het managen van de relatie met de bank

Geen ondernemer kan zonder: een bank.
Het is de leverancier van de belangrijkste brandstof voor uw onderneming: geld. Veel ondernemers lijken de rol en functie van hun bankrelatie te onderschatten. Als CFO verbaas ik me hier regelmatig over.

Op de keper beschouwd is een bank niets anders dan een leverancier van uw onderneming. Ook deze leverancier kun je daarom managen, net als al uw anderen. Waarom dit niet of nauwelijks gebeurt heeft vaak met de houding en opstelling van bankiers te maken.

Slapende relatie
Een voorbeeld uit de praktijk van een parttime CFO. Mijn klant had al sinds maart 2012 een slapende relatie met zijn bankier. De voorwaarden waren nimmer aangepast ofschoon de onderneming aanzienlijk beter presteerde dan bij de start. Zo waren de balansverhoudingen behoorlijk verbeterd.

De ondernemer had net het pand van de buurman gekocht. Aan zijn huisbankier vroeg hij hoeveel financiering zij wilden verstrekken. In eerste instantie 60 % van de aanschafwaarde. Na nog wat heen en weer te hebben gemaild met het verzoek om de mondelinge aanbieding schriftelijk te bevestigen wilde deze bank zelfs 100% financieren! De ondernemer natuurlijk dolblij. Hij wilde direct tekenen.

Gelukkig kon ik hem er van overtuigen dat deze manoeuvre van de bank geen toeval kon zijn. Laten we daarom wat breder naar zijn positie kijken, stelde ik voor. Wat is de exposure? Kloppen deze nog met de plannen en verstrekte zekerheden? Er moest toch een reden zijn voor het gulle gedrag van de huisbankier.
Dat vond de accountmanager van de bank niet noodzakelijk. Het ging toch goed?

Managen van verwachtingen
Daar dacht ik als CFO anders over. Op mijn aandringen hebben mijn klant en ik eerst de persoonlijke relatie met de bank onder de loep genomen. Met wie praat je bij de bank? Is er sprake van een escalatie mogelijkheid? We hebben daarom de accountmanager gevraagd om haar baas, de directeur van de regio, te komen voorstellen. Dat bleek mogelijk.

De regiodirecteur was onder de indruk van de prestaties van de ondernemer. Ondertussen had ik als parttime CFO de totale positie van het bedrijf in ogenschouw genomen. Daarom kon ik een aantal gefundeerde vragen aan de huisbank stellen. Terloops meldde ik ook dat we een concurrerende bank om een voorstel zouden vragen.

De accountmanager maakte zich druk over de financiering van het vastgoed. Zij kwam met een definitief aanbod dat zeker niet concurrerend was en deels voorbij ging aan de voorwaarden van de ondernemer. Ik fluisterde haar in om met een verbeterd voorstel te komen.

Nieuwe verhoudingen
Helaas bleek dit tegen dovemansoren gericht. Op tamelijk onprofessionele wijze werd dit vanuit een wintersport oord bevestigd. Bij de ondernemer waren toen de spreekwoordelijke rapen gaar. Hij dreigde met zijn totale positie over te stappen naar een concurrerende bank. Gelukkig had hij het e-mailadres van de regiodirecteur onthouden. Binnen een uur was de relatie ‘hersteld’.

Kortom, de regiodirecteur blij. Mijn klant de ondernemer blij. En zelf ook blij nu de relatie met de bank weer professioneel is. Alleen de accountmanager moet nog even wennen aan de nieuwe verhoudingen…….

fd-heart

Doe een gratis financiële health check

Reserveer nu
fd-stars

Bepaal in 9 minuten de score van uw financiële afdeling.

Doe de F Score
fd-speech

Heb je een brandende financiële vraag? Vraag het nu aan een van de beste CFO's van het land.

Vraag het aan de CFO
fd-money

Reserveer een 30 minuten financiële doorbraak sessie

Reserveer nu